了解到什么货物可以上飞机托运，下一步要做的事是向货代询问最新的航班信息，飞行资料通常包括飞机班次(头程、转机)、飞机型号(某些特殊货物就需要大型飞机)，例如B747-400F)，飞机舱(有专用货机和客货一体机)、运费(并确认各种杂费、地表费、制单费、燃油费等费用。）等等。
航空公司确认航班信息后，与货运代理签订委托书，即合同，同时根据货代的要求，提供相应的单证，作为出口程序实例。
有进出口资质的外贸公司一般需要提供货物装箱单、商业发票、商务合同，出关还涉及两个问题：一是报关，二是报检。报检要根据被运送的货物提供有关单证(出境国的要求和目的国的要求)，这个报关可以自行或委托货运代理。
货物提交后，货代将根据委托书的信息预先订舱。完成后，客户将收到进仓图和进仓图，货物需送至指定的机场仓库。
货到机场仓库后，首先要确认货品的尺寸和重量，计价方式是协议运费和公布运费，费率的发布由国际组织IATA确定，货件重量(注：体积重量取自自重中较大的一方，按长*宽*高CM/6000计算)。
在确定货物的记账重量后，需要在机场的货代公司工作人员为货物贴上标记和唛头，办公室人员填写货物的预配舱单信息，机场的有关人员完成运输信息的输入，如果这两项信息一致，就可以向海关报关。在一般情况下，报关分为两种情况：一种是全部放行，另一种是部分检查。在报关前，将收到一份空运主运单，即提单。
遇检查按海关的要求，向指定区域提供相应的运单信息，只要货物、证件信息一致，基本无问题。
空运单据在盖上海关放行章后，需到航空公司签章，其主要目的是检查运价是否正确、货物性质是否适于空运、危险品是否办理相关手续。
航空公司签单认后，货代向航司办理交接手续，将单据交付给航司，由航司安排运输。海运部有关人员按舱位计划装货，国际空运一般是以集装箱、集装板的方式装运，由货代负责货物，提交给航司的单据需要跟踪航班和货物，因种种原因，货物不能按规定的时间起飞(如航班延误、航班取消、货物装运不合格)，如正常起飞后：需将运单号、航班号、出货时间等及时送交给客户。及运输代理所需的有关单据的移交、接收和接收。
接下来是费用结算。